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Préparer son déménagement d’entreprise : tous les conseils à connaitre

Si la vie est un long fleuve tranquille pour certains, celle des chefs d’entreprise est loin d’être tracée d’avance. Le temps de mettre en place une affaire, d’accéder à une certaine stabilité et de faire fructifier la société, il peut facilement se passer quelques années. Trouver des locaux professionnels adaptés à ses besoins fait partie des points essentiels… à ne négliger sous aucun prétexte !

Pourquoi déménage-t-on ?

Questions pratiques ou économiques, projets d’agrandissement ou restrictions, les raisons qui poussent une entreprise à déménager sont multiples et variables. Dans tous les cas, cela représente une tâche d’envergure qui se prépare en amont. Mais avant cela, le temps est d’abord venu de faire le point sur les raisons qui poussent les entreprises à changer de locaux professionnels.

La société s’agrandit

Si une affaire marche bien, que le chef d’entreprise est dans un processus d’accroissement, en passe d’embaucher du personnel ou d’investir dans un équipement plus performant, la question du déménagement s’annonce de bon augure ! Elle représente même un tremplin à saisir de toute urgence. Pour autant il ne faut pas se précipiter mais plutôt prendre le temps de trouver des locaux capables de répondre parfaitement à la demande afin de s’y installer de manière durable.

Des bureaux professionnels en phase avec ses besoins

Lorsque les entreprises reçoivent beaucoup de clients ou partenaires dans leurs bureaux, elles doivent mettre un point d’honneur à trouver un lieu accessible et présentable qui saura renvoyer une image positive et professionnelle. Inutile d’investir des locaux trop grands pour éblouir la concurrence si ce n’est pas nécessaire. Mieux vaut miser sur des bureaux rénovés, bien équipés et en phase avec une bonne culture d’entreprise.

Les intérêts financiers

Pour terminer, le déménagement peut aussi être dicté par des raisons économiques et traduire une volonté de revoir à la baisse les coûts et charges fixes. Dans ce cas précis, pourquoi ne pas envisager la location d’un bureau en centre d’affaires ? Cela permet notamment de réduire les frais d’installation et d’équipement mais aussi de faire de réelles économies grâce à un système de mutualisation des charges entre les différents locataires. De plus, les entreprises bénéficient d’un service sur mesure avec la possibilité d’opter pour différentes formules de location fixes ou ponctuelles à courte ou longue durée.

Bien préparer son déménagement

Avant d’emménager il faut déjà préparer sa sortie en anticipant au mieux sur les éventuels travaux à effectuer dans les locaux quittés par l’entreprise. Une fois le préavis déposé au propriétaire, il est conseillé d’établir un cahier des charges afin d’encadrer chaque étape du déménagement. Il existe de nombreuses sociétés spécialisées capables de superviser la logistique et le transport, en revanche pour la partie administrative il faudra veiller à ne rien oublier :

  • Faire les modifications d’adresse auprès des différentes caisses de régime social comme l’Urssaf, la CPAM, le Carsat, mais également les impôts ainsi que La poste
  • Résilier ou transférer les contrats (ligne téléphonique, internet, etc.)
  • Informer les fournisseurs, clients et collaborateurs
  • Déclarer le transfert du siège social de l’entreprise afin d’établir la nouvelle domiciliation